Neue Perspektiven der Digitalisierung der Betriebsorganisation

Die Digitalisierung führt zu großen Innovationssprüngen innerhalb der Industrie- und Logistikunternehmen bei der Betriebsorganisation bzw. in der Administration. Diese Entwicklungen bergen neben den bekannten Risiken wie z.B. dem Verlust von menschlicher Kommunikation große Chancen. So ist sicher, dass die Digitalisierung vor allem wirtschaftliche Vorteile aufgrund der enormen Effizienzsteigerungen der innerbetrieblichen Organisation mit sich bringen. Zudem erlaubt die Digitalisierung eine höhere Handlungssicherheit für die Mitarbeiter. Ein Unternehmen kann es sich nicht erlauben, wenigstens über Digitalisierung der internen Betriebsorganisation nachzudenken. Die Martin Mantz GmbH hat das digitale GEORG-System entwickelt, welches die vor Ort zu erstellenden Aufgaben in den Mittelpunkt stellt.

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Das GEORG-System eröffnet neue Perspektiven in der Darstellung der Betriebsorganisation mit dem Ziel höherer Aktualität der zugehörigen Stellen-, Rollendefinition sowie den konkreten Aufgaben für die beteiligten Mitarbeiter. Das GEORG-System greift das in der Praxis immer wieder anzutreffende Phänomen auf, dass die vorhandene Dokumentation das wirkliche Leben nicht wiederspiegelt. Grund ist oft das ausschließlich zentral gesteuerte Vorgehen „Top down“. Ziel dieser zentralistischen Vorgehensweise ist es, möglichst alle in einer Organisation anfallende Stellen, Funktionen und Rollen, Prozesse, Aufgaben usw. abzudecken und an die nachgeordneten Stellen weiterzugeben. Je detaillierter jedoch diese Vorgaben in das operative Geschehen eingreifen, umso weniger aktuell sind diese Dokumente und umso mehr kommt Glaube an die Praktikabilität des Dokumentenmanagementsystems ins Wanken.

Die Ablage der Betriebsorganisation in Form festgelegter Organigramme, Stellen-, Rollen- und Funktionsbeschreibungen ist die übliche Praxis. Sie werden bei den Windows-Anwendungen in der Regel als Dokumente digital gespeichert. Ändern sich die organisatorischen Sachverhalte, so wird ein Änderungs- und Anpassungsprozess der vorhandenen Dokumente in Gang gesetzt. Sehr oft vergeht viel Zeit bis dieser Änderungsprozess in Gang gesetzt und abgeschlossen ist.  Nicht selten sind nach Abschluss dieses Prozesses aufgrund der hohen Dynamik im Betrieb die Dokumente erneut veraltet.

Da diese Situation in dynamisch sich wandelnden Unternehmen eher die Regel als die Ausnahme ist, sinkt die innerbetriebliche Akzeptanz der mit viel Aufwand erstellten Dokumente dramatisch. In extremen Fällen geben daher viele Unternehmen nur noch „vorläufige“ Organigramme etc. aus. So entwickelt selbst das gut gemeinte Dokumentenmanagement in einer Parallelwelt ein Schattendasein.

Die dynamisch angelegte Digitalisierung der Betriebsorganisation dagegen macht die aktuelle Wiedergabe der Dokumente der Realität möglich. Ziel ist die lebendige Aktualität. Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern steigt. Voraussetzung hierfür ist die dezentrale Beteiligung der Mitarbeiter, also die Organisation „Bottom up“.

Im Mittelpunkt des Interesses der beteiligten Mitarbeiter stehen die innerbetrieblich „Top down“ übertragenen Aufgaben und zusätzlich die im Team erfolgte Aufgabenverteilung. In der Realität vor Ort teilen sich die Mitarbeiter ihre Aufgaben aufgrund der ihnen vertrauten Betriebsbedingungen oft besser, leistungsgerechter und damit effizienter auf. Folgendes Beispiel macht dies deutlich. In der zentral festgelegten Stellen- und Prozessbeschreibung ist für alle Meister festgelegt, dass diese ihre Mitarbeiter in ihren Arbeitsplatz einweisen. Es stellt sich jedoch heraus, dass dem Meister A aufgrund seiner langjährigen Erfahrung und seinem pädagogischen Talent die Unterweisung leichter fällt als dem Meister B. Und so einigen sich Meister A und B, dass Meister A für Meister B die Unterweisungen übernimmt. Und schon „verstoßen“ sie gegen die Vorgaben „von oben“. In den obligatorischen Audits werden sodann Abweichungen geschrieben, die den Frust über die zentral vorgegebenen Dokumente verstärken. Viele Betriebe hoffen dieses Problem vermeintlich darin zu lösen, indem sie die Stellenbeschreibung so offen bzw. abstrakt gestalten, dass alle denkbaren Varianten abgedeckt sind. Mit höherem Abstraktionsgrad geht jedoch der Sinn einer Stellen- oder Funktionsbeschreibung als Orientierungshilfe verloren. Der Adressat weiß nun gar nicht, welches seine konkreten Aufgaben sind. Aufgabe der Digitalisierung das vor Ort vorhandene Wissen bzw. die Aufgabenverteilung transparent und für alle sichtbar darzustellen.

Die einfach strukturierte Digitalisierung macht die Kombination von zentral und dezentral agierende Compliance Organisation möglich. Sie kann die unmittelbare und damit schnelle Anpassung der Stellen-, Rollenbeschreibung und sich anschließenden Aufgabenbeschreibungen an der Realität in der geforderten Geschwindigkeit darstellen. Mit der Digitalisierung konkretisieren die Mitarbeiter auf den operativen Ebenen die top down abstrakt vorgegebenen Dokumente in eigener Verantwortung selbst fest. Die Digitalisierung , je nach zugeordneter Berechtigungsstufe, „ihre“ Stellen-, Rollen- oder Funktionsbeschreibungen

Quelle: Martin Mantz GmbH - Martin Mantz GmbH bietet den Aufbau gerichtsfester Organisationen