Grundlagen zur

Digitalen Organisation

Richtige Organisation zum Digitalen Unternehmen


Grundlagen zur Digitale Organisation / Richtige Organisation zum Digitalen Unternehmen

Was ist Digitale Organisation



Die Digitalisierung führt zu großen Innovationssprüngen innerhalb der Industrie- und Logistikunternehmen bei der Betriebsorganisation bzw. in der Administration. Diese Entwicklungen bergen neben den bekannten Risiken wie z.B. dem Verlust von menschlicher Kommunikation große Chancen. So ist sicher, dass die Digitalisierung vor allem wirtschaftliche Vorteile aufgrund der enormen Effizienzsteigerungen der innerbetrieblichen Organisation mit sich bringen. Zudem erlaubt die Digitalisierung eine höhere Handlungssicherheit für die Mitarbeiter. Ein Unternehmen kann es sich nicht erlauben, wenigstens über Digitalisierung der internen Betriebsorganisation nachzudenken.

Martin Mantz Compliance Solutions

Die Ablage der Betriebsorganisation in Form festgelegter Organigramme, Stellen-, Rollen- und Funktionsbeschreibungen ist die übliche Praxis. Sie werden bei den Windows-Anwendungen in der Regel als Dokumente digital gespeichert. Ändern sich die organisatorischen Sachverhalte, so wird ein Änderungs- und Anpassungsprozess der vorhandenen Dokumente in Gang gesetzt. Sehr oft vergeht viel Zeit bis dieser Änderungsprozess in Gang gesetzt und abgeschlossen ist.  Nicht selten sind nach Abschluss dieses Prozesses aufgrund der hohen Dynamik im Betrieb die Dokumente erneut veraltet. Während dieser Zeit spiegeln die statisch festgelegten Dokumente die Realität nicht korrekt wieder. Da diese Situation in dynamisch sich wandelnden Unternehmen eher die Regel als die Ausnahme ist, sinkt die innerbetriebliche Akzeptanz der mit viel Aufwand erstellten Dokumente dramatisch. In extremen Fällen geben die Unternehmen nur noch „vorläufige“ Organigramme etc. aus. So entwickelt selbst das gut gemeinte Dokumentenmanagement in einer Parallelwelt ein Schattendasein. Die dynamisch angelegte Digitalisierung der Betriebsorganisation dagegen macht die aktuelle Wiedergabe der Dokumente der Realität möglich. Ziel ist die lebendige Aktualität. Die Akzeptanz unter den Mitarbeitern steigt.


Herr Martin Mantz von der Martin Mantz GmbH / Grundlagen zur Digitale Organisation & Richtige Organisation zum Digitalen Unternehmen
Herr Martin Mantz von der Martin Mantz GmbH

Grund für die oft nicht der Realität entsprechenden Dokumentation ist das zentral gesteuerte Vorgehen. Ziel dieser zentralistischen Vorgehensweise „Top down“ ist es, möglichst alle in einer Organisation anfallende Stellen, Funktionen und Rollen, Prozesse, Aufgaben usw. abzudecken und an die nachgeordneten Stellen weiter zu geben. Je detaillierter jedoch diese Vorgaben in das operative Geschehen eingreifen, umso mehr kommt Glaube an die Praktikabilität des Dokumentenmanagementsystems ins Wanken.

 

Um die Realität möglichst schnell zu erfassen, sollten diese Dokumente also besser dezentral „Bottom up“ organisiert sein. Im Mittelpunkt steht dann das wesentlich bedeutsamere Aufgabenmanagement, nicht Organigramme sowie die generell formulierten Funktions- und Stellenbeschreibungen. Letztere dienen lediglich als Grundlage und für die Zuordnung von Aufgaben.


In der Realität vor Ort teilen sich die Mitarbeiter ihre Aufgaben aufgrund der Bedingungen oft besser, leistungsgerechter und damit effizienter auf. Folgendes Beispiel macht dies deutlich. In der zentral festgelegten Stellenbeschreibung ist für alle Meister festgelegt, dass diese ihre Mitarbeiter in ihren Arbeitsplatz einweisen. Es stellt sich jedoch heraus, dass dem Meister A aufgrund seiner langjährigen Erfahrung und seinem pädagogischen Talent die Unterweisung leichter fällt als dem Meister B. Und so einigen sich Meister A und B, dass Meister A für Meister B die Unterweisungen übernimmt. Und schon „verstoßen“ sie gegen die Vorgaben „von oben“. In den obligatorischen Audits werden sodann Abweichungen geschrieben, die den Frust über die zentral vorgegebenen Dokumente verstärken. Viele Betriebe hoffen dieses Problem vermeintlich darin zu lösen, indem sie die Stellenbeschreibung so offen bzw. abstrakt gestalten, dass alle denkbaren Varianten abgedeckt sind. Mit höherem Abstraktionsgrad geht jedoch der Sinn einer Stellen- oder Funktionsbeschreibung als Orientierungshilfe verloren. Der Adressat weiß nun gar nicht, welches seine konkreten Aufgaben sind. Aufgabe der Digitalisierung das vor Ort vorhandene Wissen bzw. die Aufgabenverteilung transparent und für alle sichtbar darzustellen.

Für die sich ständig wandelnden Anforderungen an die Betriebsorganisation ist die einfach strukturierte Digitalisierung ein wahrer Segen. Sie macht die Kombination von zentral und dezentral agierende Compliance Organisation möglich. Sie kann die unmittelbare und damit schnelle Anpassung der Stellen-, Rollenbeschreibung und sich anschließenden Aufgabenbeschreibungen an der Realität in der geforderten Geschwindigkeit darstellen. Mit der Digitalisierung konkretisieren die Mitarbeiter auf den operativen Ebenen die top down abstrakt vorgegebenen Dokumente in eigener Verantwortung selbst fest. Die Digitalisierung, je nach zugeordneter Berechtigungsstufe, „ihre“ Stellen-, Rollen- oder Funktionsbeschreibungen.

GEORG transportiert unser Compliance Know-How zu Ihren Mitarbeitern
GEORG transportiert unser Compliance Know-How zu Ihren Mitarbeitern

Hierzu hat die Martin Mantz GmbH das GEORG-System entwickelt. Ursprünglich diente es dazu, die sich aus rechtlichen Vorschriften ergebenden Aufgaben gerichtsfest zu organisieren (GEORG). Aufgrund hohen Tauglichkeit nutzen die Unternehmen das GEORG-System zur Organisation sämtlicher Aufgaben. Für den Aufbau einer digitalen Compliance Organisation geht das GEORG-Team systematisch vor:

Schritt 1: Festlegen der Organisationsstruktur, Rollen und Funktionen

Zunächst werden alle Organisationseinheiten, Rollen und Funktionen festgelegt. Ausgangspunkt ist in der Regel das vorhandene Organigramm. Aufgrund der digitalen Darstellung ist die Weiterentwicklung dieses Organigramms jederzeit möglich. Auch können die Rollen- und Funktionsbezeichnungen jederzeit und für alle Nutzer sichtbar geändert werden. In der Regel übernimmt die Koordination ein GEORG-Administrator. Dieser stellt sicher, dass das System verständlich bleibt, es zu keinen Doppelungen kommt, die Zusammenhänge passen etc.

Schritt 2: Festlegung der Rollen und Funktionen

Um sich der Lösung dieser Aufgabenstellung zu nähern ist es bedeutsam, den Sinn einer Stellen-und/oder Rollenbeschreibung zu erfassen. Eine Stellenbeschreibung entsteht, wenn bestimmte Aufgaben in einem Unternehmen gelöst bzw. verantwortlich erfasst und umgesetzt werden sollen. Und so wird eine „Stelle ausgeschrieben“. Leider passt diese Stellenbeschreibung nur selten auf die Person, die diese besetzen soll. In der Praxis gibt man sich bereits damit zufrieden, dass ein Bewerber zu großen Teilen die festgelegten Aufgaben erfüllen kann.

Die Digitalisierung geht weit über das bloße Abspeichern von Prozessen, Organigrammen, Stellenbeschreibungen hinaus. Digitalisierung macht die Organisation schneller, transparenter, beweglicher, dynamischer usw..

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Compliance Management und digitale Organisation ist die Kernkompetenz der Martin Mantz GmbH. Als Marktführer und international tätige Unternehmensberatung sind wir auf die Digitalisierung innerbetrieblicher Organisationen durch die hochwertige Aufbereitung juristisch anspruchsvoller Handlungsgrundlagen spezialisiert. Unser Expertenteam, bestehend aus Ingenieuren und Juristen, stellt ihnen das Recht professionell aufbereitet mit unserer eigens entwickelten Software GEORG Compliance Management System® für alle Organisationseinheiten, Führungskräften und Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung. Damit stellen wir den Grundgedanken der "Einhaltung von Vorschriften“ zum Nutzen unserer Kunden in den Mittelpunkt. Einfach – Transparent – Gerichtsfest.

Mit unserem Full-Compliance Service sparen Sie Zeit und Geld, müssen nie mehr Gesetze lesen und werden dabei dennoch gerichtsfest.

 

Wir nehmen Ihnen die Lektüre des Rechts ab und unterstützen Sie zudem bei der Einhaltung Ihrer erforderlichen Normen und Richtlinien. Wir führen Sie mit unserer Software GEORG Compliance Management System® in die digitale und gerichtsfeste Organisation. Eine optimale Basis im Bereich Digital Leadership.

 

Great Place to Work | Martin Mantz GmbH wurde in zwei Kategorien als Top-Arbeitgeber ausgezeichnet. Das 1991 in den USA gegründete, unabhängige Institut „Great Place to Work“ führt seit 2002 auch in Deutschland Umfragen zur Arbeitsplatzkultur in Unternehmen durch. Die Teilnahme erfolgt hierbei freiwillig.

Wir wurden in diesem Jahr gleich zweifach als „Beste Arbeitgeber 2017“ von „Great Place to Work“ ausgezeichnet. In den Kategorien „Bayerns beste Arbeitgeber 2017“ und „Beste Arbeitgeber in Consulting 2017“ sicherten wir uns einen Platz unter den 18 Besten im Ranking.


Insgesamt beteiligten sich über 600 Unternehmen aller Größen, Branchen und Regionen am Wettbewerb. Besonders gut schnitten wir bei Fragen in Bezug auf „Teamgeist“ und „Stolz der Mitarbeiter“ (100%) ab. „Great Place to Work“ befragte unsere Mitarbeiter zu den Themenbereichen Glaubwürdigkeit, Respekt, Fairness, Stolz und Teamgeist. Unter der Leitung eines „Great Place to Work“- Coaches erarbeitete unser Team aktiv weitere, zukunftsorientierte Entwicklungspotenziale. Ziel ist es, das Team der Martin Mantz GmbH weiter zu stärken und als Top-Arbeitgeber zu positionieren.

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